Brief sklepu internetowego w 13 krokach – poradnik

Dzięki temu, że jesteśmy stroną, która otrzymuje brief sklepu internetowego, możemy przekazać wam, co powinno się w nim znaleźć. Czego szukamy w briefach? Jakie informacje są dla nas istotne do przygotowania wyceny i oceny tego, czy jesteśmy w stanie podjąć się zadania.

Jak wygląda analiza zgłoszenia w agencji internetowej?

Pierwsza rzecz, którą należy sobie uświadomić to to, że nasza praca jest stałą walką z czasem. Wyobraźcie sobie, że w ciągu miesiąca pojawia się kilkanaście zapytań o sklep internetowy. Każde z nich trzeba przeanalizować, spotkać się z potencjalnym Klientem i wycenić. To około 30–50 godzin spędzonych w miesiącu, nie licząc czasu na dojazd do Klientów. Poza zadaniami sprzedażowymi prowadzimy też projekty i to one są dla nas priorytetem.

Druga rzecz, o której warto wspomnieć to fakt, że trafia do nas też dużo zapytań, które są z wielu powodów niekompatybilne z usługami oferowanymi przez naszą firmę. Dzieje się tak, ponieważ:

1. Są w innej technologii;
2. Mają zbyt niski budżet;
3. Nie posiadamy kompetencji do wykonania danego zadania.

Pierwszy kontakt

W większości przypadków staramy się już na początku zorganizować spotkanie / telekonferencję z Klientem. Po pierwsze – potwierdzamy, że to zaangażowana osoba, która jest w stanie poświęcić kilka godzin na omówienie briefu. Po drugie – mailowo nie jesteśmy w stanie przekazać wszystkich informacji. Na spotkaniu każde zdanie rodzi nowe pytanie dot. projektu. Dzięki temu jesteśmy w stanie przygotować znacznie bardziej rzetelną wycenę.

Jeżeli jest to niemożliwe, to w przypadku prostych projektów wysyłamy wycenę szacunkową, którą jesteśmy w stanie przygotować w 15–30 minut. Przedstawiamy w niej Klientowi, o jakim budżecie mówimy – jeżeli jest ona zgodna z jego oczekiwaniami, to przechodzimy do dalszych rozmów.

Zdarzały się też sytuacje, kiedy wysyłaliśmy do Klienta zestaw kilkudziesięciu pytań do projektu. Ma to na celu doprecyzowanie jego zakresu.

Brief sklepu internetowego – podstawa wyceny

Nie da się przygotować briefu, który opisze projekt w 100% i nawet 150 stronicowy dokument będzie wymagał doprecyzowania (tym bardziej będzie wymagał doprecyzowania – o tym później). Nawet nie próbujcie takich tworzyć.

Jeżeli posiadacie makiety / grafiki to załączcie je do briefu – potrafią bez słów przekazać, jaka jest koncepcja sklepu. Raz zdarzyło nam się nawet otrzymać makietę zrobioną w Excelu – dalej była ona więcej warta niż sam dokument, który ją opisywał.

Głównym zadaniem briefu jest nakreślenie obrazu projektu oraz wykazanie jakie elementy muszą znaleźć się w wycenie. Brief sklepu internetowego ma też szybko pozwolić agencji ocenić czy są w stanie podjąć się zadania. Czy mają do tego odpowiednich ludzi i czy jest tych ludzi wystarczająco dużo. Jakie informacje powinny się w nim znaleźć?

Krótki opis projektu i technologia

Kiedy mówimy krótki, naprawdę chodzi nam o krótki. Wystarczą 1–2 akapity, żeby opisać ogólne założenia projektu. Pozwoli to ocenić agencji, czy mają wystarczająco duże doświadczenie w tym zakresie, bez wczytywania się w szczegóły.

Jest to też dobre miejsce, żeby określić technologię, w jakiej ma być wdrożony projekt (jeżeli jest ona określona). Pamiętajcie, żeby nie wchodzić tutaj w zbyt wiele szczegółów – wystarczy nazwa platformy albo systemu, na którym ma być zbudowana. Nie trzeba precyzować frameworku i wersji – to może Wam zasugerować sama agencja.

Idealny początek briefu wyglądałby więc następująco:

Przedmiotem zapytania jest wdrożenie sklepu internetowego B2C dla marki X (segment: elektronika). W sklepie sprzedawane będą głównie produkty RTV/AGD, ale też usługi typu przedłużenie gwarancji, zamontowanie produktu, etc. Dopiero wchodzimy na rynek e-commerce, zależy nam więc na rozpoczęcie sprzedaży możliwie najmniejszym kosztem – zakładamy jednak stałą współpracę nad rozwojem sklepu po wdrożeniu. W szczególności zależy nam na (…).

Migracja czy nowy sklep?

To kluczowa informacja dla agencji internetowej. Przy przeniesieniu istniejącego sklepu ważne jest zachowanie części oryginalnych założeń i designu sklepu. Konieczne również jest wykonanie szeregu działań takich jak migracja produktów czy Klientów.

Nie zapominajmy też, że właściwie wykonane wdrożenie powinno zawierać też migrację SEO, czyli przekierowanie linków. Dobrze określić tutaj jakie dane chcemy przenieść, np. czy chcemy zachować całą historię zakupową Klienta (często jest to czasochłonne). Często ze strony agencji pojawia się też pytanie, kto będzie odpowiadał za przeniesienie treści takich jak regulaminy, F.A.Q czy polityka zwrotów.

Integracje

Najważniejszą rzeczą dla agencji będzie informacja o tym, z jakimi systemami ma się integrować, w jaki sposób i jakie informacje przesyłać. Ponownie – nie chodzi o to, żeby mówić, jak to mają robić (każda agencja ma swój zestaw dobrych praktyk), ale warto określić jakie informacje mają być przesyłane.

W przypadku integracji z system ERP lub magazynowo / księgowym zazwyczaj mówilibyśmy o integracji:

1. Produktów (zazwyczaj z ERP do systemu e-commerce);
2. Zamówień (zazwyczaj z e-commerce do ERP);
3. Statusów zamówień (zazwyczaj z ERP do e-commerce, aczkolwiek może być też integracja obustronna);
4. Klientów (tutaj warto określić, na jakich danych nam zależy);
5. Stanów magazynowych;
6. Ew. integracji zwrotów/reklamacji.

W przypadku każdego z tych punktów warto 1–2 zdaniami opisać jak ma to przebiegać. Przykładowo, wszystkie informacje o produktach może zawierać system ERP (lub PIM) i przesyłać je do e-commerce, ale mogą się też tworzyć tylko produkty bazowe, które później ktoś ręcznie udostępnia.

Jeżeli tylko mamy takie informacje, to warto sprecyzować, jak mają być przekazywane dane – czy będzie to SOAP / REST / Webservice, czy może wymiana plików poprzez FTP. Jeżeli mamy jakąkolwiek dokumentację API systemu zewnętrznego, to warto ją przesłać jako załącznik do briefu.

Typ grafiki

Tutaj kwestia jest dosyć prosta – czy chcemy, żeby agencja zaprojektowała nam dedykowaną grafikę (to zazwyczaj znacząco wydłuża czas wdrożenia i wymaga stworzenia makiet) czy nie. Jeżeli nie, to zazwyczaj agencja będzie wykorzystywała standardowy design sklepu w danej platformie lub zaproponuje szablon.

Jeżeli posiadacie już wybrany szablon sklepu, to załączcie do niego link w briefie. Jeżeli zaś Wy będziecie stroną odpowiedzialną za dostarczenie grafiki, też poinformujcie o tym agencję.

Dodatkowe funkcje lub moduły

Jeżeli wiemy, że w naszym projekcie będą dodatkowe funkcje, to postarajcie się opisać, na czym mają polegać.

Uwaga! Jeżeli znacie już dokładnie moduły, które mają być zainstalowane, to po prostu dołączcie do nich linki. Jeżeli jednak zależy nam na konkretnej funkcji, a nie znacie takiego modułu, to opiszcie, na czym ma ona polegać.

Oczywiście są funkcje, które są oczywiste takie jak:

1. Zainstalowanie Google Analytics
2. Zainstalowanie Ceneo
3. Wyświetlanie pop-upu do zapisu do newslettera

Są też jednak funkcje, które wymagają szerszego kontekstu. Notorycznie spotykamy w specyfikacjach projektów hasła takie jak “marketing automation” albo “połączenie z CRM-em”. Nie jesteśmy na bazie takiego hasła nic zrobić, poza wykonaniem telefonu doprecyzowującego.

Czy mamy zainstalować konkretny moduł marketing automation? Czy mamy go sami wybrać? Czy mamy też zaprojektować akcje automatyczne? Co on ma konkretnie robić? To są wszystko pytania, które musielibyśmy zadać, żeby zrozumieć, o co chodzi w tym punkcie.

Języki i waluty

Jeżeli Twój sklep ma obsługiwać sprzedaż zagraniczną, to dokładnie opisz, jak to ma działać – w ilu językach ma działać sklep? Kto dostarczy tłumaczenia? Jakie mają być waluty? W jaki sposób mają być przeliczane? (mogą być np. pobierane automatycznie z internetu lub przypisane na stałe). Czy ma występować jedna domena dla wszystkich rynków, czy ma być ich więcej?

Nawet jeżeli Twój sklep będzie działał tylko lokalnie, to i tak brief sklepu internetowego powinien taką informację zawierać – agencja nie będzie musiała się o to dopytywać.

E-maile i procesy z tym związane

Bardzo często w specyfikacji pomijanym elementem jest kwestia maili. Każdy system e-commerce je generuje – jedne tylko pojedyncze potwierdzenie zamówienia, inne – kilka e-maili po każdej zmianie statusu zamówienia.

Agencja będzie musiała przygotować te szablony, zakodować je, a także upewnić się, że wychodzą automatycznie po zmianie statusu. Ważna może być też informacja o tym, gdzie trzymamy informacje o subskrybentach. Jeżeli są to standardowe rozwiązania takie jak mailchimp / freshmail / etc. to jest to proste. Są jednak przypadki, gdzie dane są trzymane w samej platformie i musimy zapisywać również zgody użytkowników (oraz datę, kiedy ta zgoda została uzyskana), albo informacje te muszą zostać wysłane do innego zewnętrznego systemu poprzez API.

Szkolenia i dokumentacja

Warto dodać też w briefie czy wymagane jest szkolenie z obsługi systemu. Jeżeli tak to dla ilu osób, w jakim miejscu i czy ma zostać przygotowana instrukcja obsługi.

W kwestii dokumentacji ważne jest określenie, co powinna zawierać – np. czy ma być lista i opis działania modułów, specyfikacja API, a może przygotowane mają zostać diagramy obrazujące procesy po stronie systemu eCommerce? Jeżeli nie znasz dobrych praktyk w tym zakresie, poproś agencję o określenie, co mogą umieścić w tej dokumentacji i co wg nich będzie dla Ciebie najbardziej wartościowe.

Hosting i utrzymanie

Bardzo ważną informacją jest to, kto ma zapewnić serwery dla sklepu, oraz jak będzie wyglądało dalsze utrzymanie. Zarówno pod względem serwerów jak i rozwoju sklepu.

Jeżeli mamy oczekiwania dot. SLA (czyli gwarantowanego czasu reakcji) to również można je zawrzeć w tym miejscu, najlepiej w formie tabelki zawierającej typ błędu (krytyczny, pilny, normalny) i oczekiwanych czasów na wprowadzenie poprawki.

Dzięki temu agencja będzie w stanie określić czy jest w stanie zagwarantować taki czas reakcji – w najlepszym wypadku od razu dowiecie się, ile to kosztuje, w najgorszym dowiecie się, że trzeba te parametry zmodyfikować, ponieważ są nieżyciowe.

Czego nie robić?

Są elementy, które niczemu nie służą i jedynie wydłużają proces. Taką informacją jest np. target, do którego kierujemy sklep. Jest to oczywiście ważna informacja, ale dla UX-owca, grafika i właściciela sklepu. Nie ma za to wpływu na wycenę sklepu.

Inną informacją, którą często widujemy, jest długi opis o firmie, zawierający informacje o obrotach, liczbie pracowników czy światowej dominacji danej firmy. Owszem – kontekst jest ważny, ale można to opisać w jednym akapicie.

Długość briefu

Ostatnim grzechem briefów jest długość. Jeżeli otrzymujemy brief sklepu internetowego dłuższy niż 3–5 stron to zaczynamy się martwić. Po pierwsze oznacza to, że projekt będzie złożony, będzie miał dużo elementów, które wzajemnie na siebie nachodzą, przez co bardzo długo zajmie jego wycena. Pierwsze co robimy po otrzymaniu takiego briefu, to od razu ustalamy spotkanie z Klientem, w celu doprecyzowania “kilku punktów”. Robimy to jeszcze zanim zaczniemy go czytać, ponieważ wiemy, że nie da się wszystkiego opisać na papierze.

Przykładowo zdanie “ostylowanie szablonu e-mail” może w zależności od kontekstu oznaczać dostosowanie koloru i logotypu (1 godzina pracy), modyfikację istniejącego szablonu (m.in. dodanie dodatkowych elementów) (2–8 godzin pracy), albo zaprojektowanie go od zera (8–24 godzin pracy). Jeżeli tego nie doprecyzujemy, pojawia się możliwość, że Klient będzie oczekiwał czegoś innego, niż my zawarliśmy w wycenie.

Im dłuższy brief sklepu internetowego, tym większa jest też odpowiedzialność na nas jako firmie wdrażającej, bo jeżeli cokolwiek zostanie zrobione inaczej / zostanie pominięte to pojawi się informacja od takiego Klienta “ale to przecież było na stronie 53“. Takie wyceny wymagają więc licznych spotkań, doprecyzowania wielu punktów, ale też charakteryzują się pewnym brakiem zaufania.

Zastanówcie się – Wy jako Klient zatrudniacie firmę, która wdrożyła kilkadziesiąt projektów o podobnej specyfice. Ma doświadczenie, ma wiedzę, co działa dobrze, a co nie. Opisując w briefie, jak ma działać każda funkcja co do szczegółu, nie wykorzystujecie tego potencjału.

Dziękujemy za przeczytanie artykułu. Daj znać w komentarzu czy:

1. Wysyłasz firmom brief czy tylko krótki opis mailem? Jak to wpłynęło na późniejszą realizację?
2. Czy w pełni wykorzystujesz know-how firmy, która Ciebie obsługuje? Czy zlecasz jej zadania, czy oczekujesz rekomendacji? A może o tym nie wie?